Qué es el tablero de Leads
En Embudo (en el menú superior) tienes tu embudo de ventas: un tablero con tus contactos ordenados por la fase en la que están. Cada tarjeta es un contacto (un lead) y cada columna, una fase: por ejemplo «Interesado», «Visita agendada» o «Cerrado». Arrastra una tarjeta para moverla de columna y haz clic en ella para abrir la ficha del contacto.
Las tarjetas muestran lo que ya sabes del lead (si usas la cualificación de leads) y una marca cuando está cualificado.
Primeros pasos: el tablero Estándar
No tienes que configurar nada: la primera vez que entras en Leads, el tablero se crea solo con la plantilla Estándar, pensada para cualquier negocio.
- Ha escrito: el contacto te escribió primero (un cliente que te contacta).
- Ha respondido: le escribiste tú antes (una campaña, una plantilla de WhatsApp) y te ha contestado.
MuseRelay elige entre las dos mirando quién envió el primer mensaje. Si prefieres otra plantilla, en Gestión → Embudo de ventas → «Columnas del tablero» puedes cambiarla cuando quieras: las columnas cambian, pero ningún contacto pierde la suya (las columnas con contactos se conservan). Puedes renombrar las columnas después.
| Plantilla | Columnas |
|---|---|
| Estándar (cualquier negocio) | Ha escrito · Ha respondido · Interesado · Cita / Reunión · Aparcado · Ganado · Descartado |
| Genérico | Nuevo · Ha escrito · Contactado · Ha respondido · Interesado · Aparcado · Ganado · Descartado |
| Inmobiliaria | Nuevo lead · Ha escrito · Ha respondido · Interesado · Cualificado · Visita agendada · Oferta · Aparcado · Cerrado · Perdido |
| Ventas B2B | Lead · Cualificado · Propuesta · Negociación · Aparcado · Ganado · Perdido |
| Captación en frío | Ha escrito · Enviado · Sin respuesta · Ha respondido · Interesado · Reunión/Cita · Aparcado · Convertido · Descartado · Reflotar |
| Atención al cliente | Nuevo · En curso · Esperando cliente · Aparcado · Resuelto · Cerrado |
La IA mueve las tarjetas (si quieres)
La IA lee los mensajes de cada conversación y sabe en qué fase está el lead. En Gestión → Embudo de ventas eliges cómo actúa:
- Mover sola (corrijo yo): mueve la tarjeta a la columna que toca. Tú puedes corregirla arrastrándola.
- Sugerir (confirmo yo): deja una sugerencia en la tarjeta y tú la aceptas o la descartas.
- Desactivada: solo mueves tú.
La IA nunca devuelve una tarjeta a una fase anterior.
Quién entra en el tablero
Cada persona que te escribe entra en el tablero como lead. La columna «Ha escrito» significa que el contacto te ha escrito, no que le hayas contestado tú. Si le escribiste tú primero y te contesta, va a «Ha respondido». Esta etapa la pone el sistema solo: en la lista de Contactos se ve con borde, un embudo y «Leads:» delante, para no confundirla con tus etiquetas. Los correos de spam, phishing, newsletters y avisos automáticos no entran en el tablero.
No entran los correos que no son de clientes potenciales: phishing o sospechosos, newsletters y listas de correo, rebotes, remitentes «no-reply» y avisos automáticos de plataformas. Así el tablero solo tiene personas reales.
Personalizar las columnas
En Gestión → Embudo de ventas, en Columnas del embudo, adaptas el tablero a tu forma de vender:
- Renombrar, cambiar el color y reordenar arrastrando: en todos los planes.
- Añadir y borrar columnas (desde el plan Básico). Si borras una columna con contactos, eliges a qué columna pasan; nadie se queda fuera del tablero.
- Tipo de columna: normal, Ganado, Descartado o Aparcado (leads en pausa a propósito: ni avisan ni se mueven solos).
- Para la IA: qué significa la columna. La IA coloca a cada lead según el significado, no según el nombre. Una columna tuya, como «Arras», puede ser Solo manual (la IA nunca mete a nadie) o hacer de Cita / reunión. Cada significado puede estar en una sola columna.
- Aviso (días): te avisamos si un lead lleva esos días sin novedades en esa columna. Vacío = lo de siempre (Interesado y Cita avisan a los 3 días); 0 = sin aviso.
En Plantillas cambias todas las columnas de golpe (Inmobiliaria, Ventas, Captación, Soporte… desde el plan Básico) y puedes guardar tu embudo como plantilla para reutilizarlo en otro espacio de trabajo. Al cambiar de plantilla ningún contacto pierde su columna.
Varios embudos
Si vendes cosas distintas, crea un embudo para cada una en Gestión → Embudo de ventas → Nuevo embudo. Por ejemplo, una inmobiliaria con Compra, Alquiler y Captación de propietarios. Cada embudo tiene sus columnas, sus avisos y su plantilla; el modo de la IA, los canales y la cualificación son comunes a todos.
- Un lead puede estar en varios embudos a la vez: por ejemplo, en «Compra: Visita» y en «Alquiler: Ha escrito». Desde su tarjeta, con + Otro embudo, lo añades a otro; su ficha muestra en qué columna está en cada uno.
- En el tablero eliges qué embudo ver con el selector de arriba.
- Uno de ellos es el principal. Puedes cambiarlo y borrar los demás: al borrar un embudo, sus leads salen de él, pero siguen en Contactos y en sus otros embudos.
- El plan Free incluye 1 embudo, el Básico 3, el Pro 10, y Business y Enterprise, ilimitados.
Cómo entran los leads
Con varios embudos, cuando alguien escribe por primera vez decidimos a cuál entra, en este orden:
- Tus reglas, en el orden que elijas: «si llega por este canal / este chatbot web / este agente IA → a este embudo». Por ejemplo: «chatbot Vende tu piso → Captación».
- Si ninguna encaja y lo activas, la IA lee su primer mensaje y la frase Para quién es de cada embudo («Personas que buscan piso de alquiler») y elige.
- Si no, o si la IA duda, el embudo principal.
Después siempre puedes moverlo a mano o añadirlo a otro embudo.
Qué canales entran en el tablero
En Gestión → Embudo de ventas (o con el botón Configuración del tablero) eliges qué canales lo llenan:
- Por tipo: WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram, Email, SMS y Chat web. Por defecto están todos activados menos el Email.
- Canal a canal: debajo de cada tipo aparecen tus canales. Puedes hacer excepciones, por ejemplo «Email no, salvo este buzón» o «WhatsApp sí, menos este número».
¿Por qué el Email viene desactivado? Un buzón recibe mucho correo que no es de clientes (avisos, facturas, newsletters, proveedores) y llenaría el tablero de ruido. Si usas el email para captar clientes, actívalo; si quieres, solo el buzón de ventas.
Excluir un canal no borra nada: sus contactos dejan de verse en el tablero y sus mensajes nuevos no entran en él. Si lo vuelves a incluir, reaparecen en la columna donde estaban.
Qué columnas avisan
El tablero te ayuda a que ningún lead se enfríe:
- Columnas «calientes» (Interesado y Reunión/Visita): si un lead lleva 3 días sin actividad, el responsable del workspace recibe el aviso «Lead que se enfría». Hay un solo aviso por lead, que se actualiza.
- Columnas «frías» (Nuevo, Contactado, Enviado, Sin respuesta): si tu tablero tiene la columna «Reflotar», los leads sin respuesta en 7 días pasan solos ahí para que los retomes.
- El resto de columnas no avisan ni mueven nada.
Al pie del tablero tienes una nota que explica, con las columnas de tu tablero, cuáles avisan, a los cuántos días y por dónde te llega, con un enlace a tus preferencias de notificaciones.
La columna «Aparcado»
Úsala para los leads que quieres dejar en pausa a propósito (por ejemplo, «me interesa, pero dentro de seis meses») sin darlos por perdidos. No avisa ni se mueve sola: el lead se queda ahí hasta que tú lo muevas.
Los avisos
Los avisos del tablero (lead que se enfría, nuevo lead y lead cualificado) llegan a la campanilla y, si lo activas, por email. Lo eliges en tus preferencias de notificaciones.